Переезд офиса редко срывается в сам день переезда. Он срывается за три недели до него — когда дата аренды уже зафиксирована, мебель заказана, а все уверены, что в понедельник IT «просто всё подключит». Когда кто-нибудь наконец спрашивает, проведён ли интернет, выясняется, что его даже не заказали.
Описанные ниже ошибки встречаются при переездах любого масштаба — от команды из двадцати человек до нескольких этажей корпоративного офиса. Каждую из них можно избежать, и если заметить её вовремя, профилактика обходится очень недорого.
Ошибки планирования
1. Дата переезда назначена до IT-аудита
Дату обычно диктует договор аренды, и это понятно. Но если IT не спросили до её утверждения, проект начинается со срока, но без плана. Сначала проведите базовый аудит: какое оборудование есть, какие системы критичны, что должно быть готово на новом объекте. Только после этого сроки приобретают смысл.
2. Каналы связи заказаны слишком поздно
Для интернета и WAN-каналов часто нужны обследование объекта, согласование с управляющей компанией здания и монтажные работы провайдера, а сроки бывают разными. Заказывайте связь сразу после подтверждения нового адреса и по возможности организуйте второй, независимый канал, чтобы одна задержка с подключением не остановила весь офис.
3. У IT-части переезда нет ответственного
Грузчики носят коробки, арендодатель управляет зданием, провайдер прокладывает линию — и никто не отвечает за то, чтобы в понедельник люди действительно могли работать. Назначьте одного ответственного за IT — внутреннего сотрудника или партнёра по переезду — с полномочиями координировать все стороны.
Ошибки подготовки объекта
4. Доверие к кабельной сети нового здания без проверки
«В здании уже есть сетевые розетки» — одна из самых дорогих фраз при переезде офиса. Существующий кабель может быть устаревшей категории, плохо оконцован, не промаркирован или вести к патч-панели, которую никто не может найти. Закажите осмотр и тестирование кабельной системы и сравните количество и расположение розеток с реальной схемой рассадки.
5. Серверная как кладовка
Стойки нередко оказываются в кладовке — без выделенной линии питания, охлаждения и замка, зато с окном на солнечную сторону. Заранее решите, где будет стоять сетевое оборудование и что ему нужно: питание, вентиляция или кондиционирование, контроль физического доступа и запас для роста.
6. Забытые системы, которые никто не считает IT
Принтеры и сканеры, настольные телефоны, контроль доступа, видеорегистраторы, охранная панель, домофоны, экраны в переговорных и комплекты видеоконференцсвязи — всё это зависит от сети и требует планирования. Обычно о них вспоминают в понедельник утром, когда ресепшн не может открыть дверь посетителям.
Ошибки дня переезда
7. Отключение без маркировки
Как только кабели выдернуты, знание о том, что куда было подключено, исчезает. Промаркируйте устройства, порты и кабели до отключения, сфотографируйте стойки и рабочие места и внесите всё в инвентаризацию. Это занимает вечер, а экономит дни.
8. Перевозка всего подряд, включая то, что пора списать
Переезд — самый дешёвый момент для вывода старого оборудования из эксплуатации: вы и так берёте его в руки. Перевозить сервер, который следовало списать много лет назад, значит просто переместить проблему. Заранее решите, что перевозится, что заменяется, а что утилизируется.
Ошибки после переезда
9. Нет тестирования с реальными пользователями и нет поддержки в первый день
То, что системы «поднялись» в воскресенье, ещё не значит, что в понедельник люди смогут работать. Перед сдачей протестируйте всё под обычными учётными записями, а в первое утро держите техников на этаже, чтобы мелкие проблемы — пропавший сетевой диск, телефон не в той сети, принтер без драйвера — не превратились в очередь.
10. Забытые документация и старый офис
После переезда никто не обновляет сетевые схемы, а в старом офисе всё ещё действует договор на интернет, за подвесным потолком осталось оборудование, а условия аренды требуют демонтажа кабелей. Закройте оба конца: обновите документацию по новому объекту и пройдите отдельный чек-лист по старому.
Короткий чек-лист для начала
- Проведите аудит оборудования и систем до согласования даты переезда.
- Закажите интернет и WAN-каналы сразу после подтверждения адреса.
- Назначьте одного ответственного за IT с полномочиями координировать все стороны.
- Осмотрите и протестируйте кабельную сеть нового объекта с учётом схемы рассадки.
- Спланируйте серверную: питание, охлаждение, доступ, пространство.
- Составьте список всех сетевых систем, включая безопасность и аудиовизуальное оборудование.
- Промаркируйте и сфотографируйте всё до отключения.
- Решите, что списывается и как удаляются данные с этих устройств.
- Тестируйте с реальными пользователями; спланируйте поддержку на первое утро.
- Обновите документацию и закройте вопросы по старому офису.
Вопросы подрядчику по IT-переезду
- Что именно входит в объём работ — и что явно не входит?
- Кто проверяет новый объект до дня переезда и на что смотрит?
- Как маркируются и учитываются оборудование и кабели?
- Какова последовательность отключения и запуска и кто её утверждает?
- Как проводится тестирование и что входит в документацию при сдаче?
- Как организована поддержка в первые дни после переезда?
Если переезд — ещё и повод пересмотреть повседневную поддержку, имеет смысл одновременно обсудить постоянное IT-сопровождение: команда, которая перевозила оборудование, уже знает, где что стоит.
Планируете переезд офиса? Расскажите нам заранее — даже короткий разговор до того, как дата утверждена, снимает большую часть этих рисков.