40-კაციან კომპანიაში ერთი IT სპეციალისტი მუშაობს. ის იცნობს ყველა სისტემას, ყველა პაროლს და ყველა „ხრიკს“, რომლითაც ძველი სერვერი ჯერ კიდევ მუშაობს. შემდეგ ის ორი კვირით შვებულებაში მიდის — და სწორედ მაშინ ჩერდება ფოსტა. სხვა კომპანია კი ყოველთვიურად უხდის გარე მომწოდებელს, მაგრამ ვერავინ ამბობს ზუსტად, რა შედის ამ ფასში.
ორივე სიტუაცია ერთსა და იმავე პრობლემაზე მიუთითებს: გადაწყვეტილება „საკუთარი თუ გარე IT“ მიღებულია ფუნქციების ანალიზის გარეშე. ეს არჩევანი იშვიათად არის „ან-ან“. ბევრი ორგანიზაციისთვის საუკეთესო პასუხი ჰიბრიდულია — მთავარია, ის შეგნებულად იყოს არჩეული.
რა ფუნქციები უნდა იყოს დაფარული
დაიწყეთ არა „ვინ“ კითხვით, არამედ „რა“ კითხვით. ტიპურ ორგანიზაციაში IT მოიცავს:
- მომხმარებელთა მხარდაჭერას (helpdesk) — ყოველდღიური მოთხოვნები და პრობლემები
- სერვერებისა და ქსელის ადმინისტრირებას
- უსაფრთხოებას: განახლებები, firewall, წვდომის უფლებები, ანგარიშების მართვა
- სარეზერვო ასლების კონტროლს და აღდგენის პერიოდულ შემოწმებას
- IT აქტივების ინვენტარიზაციასა და ლიცენზიების მართვას
- მომწოდებლებთან და პროვაიდერებთან ურთიერთობას
- პროექტებს: ახალი სისტემები, ოფისის გაფართოება ან გადატანა
- დაგეგმვას: ბიუჯეტი, განახლების ციკლები, რისკები
- დოკუმენტაციას
ერთი ადამიანი იშვიათად არის ექსპერტი ყველა ამ სფეროში. ამიტომ შეფასების კრიტერიუმი თანამშრომლების რაოდენობა კი არა, ფუნქციების დაფარვა უნდა იყოს: რომელი ფუნქციაა დაფარული, ვისით, და რა ხდება, როცა ეს ადამიანი ან გუნდი მიუწვდომელია.
საკუთარი IT: ძლიერი და სუსტი მხარეები
საკუთარი თანამშრომელი ადგილზეა, იცნობს ბიზნესს, ადამიანებსა და პრიორიტეტებს, და მისი დრო მთლიანად თქვენს ორგანიზაციას ეკუთვნის. ეს რეალური უპირატესობაა, განსაკუთრებით იქ, სადაც ბევრი ადგილობრივი აღჭურვილობაა ან ხშირია ადგილზე მოთხოვნები. სუსტი მხარეები ასევე ცნობილია: ერთ ადამიანზე დამოკიდებულება (შვებულება, ავადმყოფობა, სამსახურიდან წასვლა), ცოდნის შეზღუდული სიგანე, ცოდნა, რომელიც ადამიანის თავშია და არა დოკუმენტაციაში, და დაქირავების, სწავლებისა და ინსტრუმენტების ხარჯი.
მართული IT: ძლიერი და სუსტი მხარეები
მართული IT მომსახურება გუნდის სიგანეს გთავაზობთ: ქსელის, სერვერების, უსაფრთხოებისა და მხარდაჭერის სპეციალისტებს ერთ ხელშეკრულებაში. კარგი მომწოდებელი მოაქვს პროცესები და ინსტრუმენტები — მონიტორინგი, მოთხოვნების აღრიცხვის სისტემა, დოკუმენტაცია — და მასშტაბირება ორგანიზაციის ზრდასთან ერთად უფრო მარტივია. სუსტი მხარეები: ბიზნესის კონტექსტის ნაკლები ცოდნა, განსაკუთრებით დასაწყისში; ადგილზე ყოფნა ხელშეკრულებით განისაზღვრება; და ხარისხი პირდაპირ ხელშეკრულების ხარისხზეა დამოკიდებული. ცუდად განსაზღვრული მოცულობა ურთიერთობას „მხოლოდ მოთხოვნების“ რეჟიმში აქცევს.
ჰიბრიდული მოდელები
- შიდა კოორდინატორი + გარე გუნდი: შიდა თანამშრომელი ყოველდღიურ მოთხოვნებსა და ბიზნესთან კავშირს ფარავს, გარე გუნდი — ინფრასტრუქტურას, უსაფრთხოებასა და პროექტებს
- თანამართვადი IT (co-managed): საკუთარი IT გუნდი რჩება, გარე პარტნიორი კი სპეციფიკურ სფეროებს იღებს — მონიტორინგს, firewall-ის ადმინისტრირებას, სარეზერვო ასლების კონტროლს
- პროექტული მხარდაჭერა: საკუთარი IT ოპერაციებს მართავს, ხოლო გარე პარტნიორი ერთვება გაფართოების, გადატანის ან ახალი სისტემების დანერგვისას
როგორ მივიღოთ გადაწყვეტილება
- რამდენი მომხმარებელი, ლოკაცია და სერვერი გაქვთ და როგორ შეიცვლება ეს უახლოეს წლებში?
- რამდენად რთულია გარემო — ადგილობრივი სერვერები, მგრძნობიარე მონაცემები, რამდენიმე ოფისი?
- რა ჯდება ბიზნესისთვის IT-ის შეფერხების ერთი საათი?
- რამდენად ხართ დღეს დამოკიდებული ერთ ადამიანზე?
- რამდენად ხშირად არის საჭირო ადგილზე ყოფნა?
- გყავთ თუ არა ვინმე, ვინც გარე მომწოდებელს მართავს და მის მუშაობას შეაფასებს?
ხარჯები სწორად შეადარეთ. საკუთარი IT-ის რეალური ღირებულება = ხელფასი და გადასახადები + სწავლება + ინსტრუმენტები და ლიცენზიები + შვებულებისა და არყოფნის დაფარვა + ხელმძღვანელობის დრო. მართული IT-ის ღირებულება = მომსახურების საფასური + შიდა დრო, რომელიც მომწოდებლის მართვას სჭირდება. ხშირად აღმოჩნდება, რომ საკითხი ფასი კი არა, იმაშია, რომელი ფუნქციები რჩება დაუფარავი თითოეულ ვარიანტში. მკაცრად რეგულირებად გარემოში, მაგალითად ჯანდაცვის დაწესებულებებში, ამ ანალიზს უსაფრთხოებისა და მონაცემთა დაცვის მოთხოვნებიც ემატება.
რა შევამოწმოთ მართული IT-ის ხელშეკრულებაში
- მოცულობა: რა შედის და, რაც არანაკლებ მნიშვნელოვანია, რა არ შედის
- მომსახურების დონის შეთანხმება (SLA): რეაგირების პრიორიტეტები და ვადები, ხელშეკრულებით განსაზღვრული
- ადგილზე ვიზიტების პირობები
- ანგარიშგება: რა ინფორმაციას მიიღებთ და რა სიხშირით
- დოკუმენტაციის წარმოება და მისი საკუთრება
- თანამშრომლების მიღებისა და წასვლის პროცედურები — ანგარიშების შექმნა და გაუქმება
- უსაფრთხოების პასუხისმგებლობების გადანაწილება
- გადასვლის პერიოდი დასაწყისში და გასვლის წესი დასასრულს
ფიქრობთ, რომელი მოდელი შეესაბამება თქვენს ორგანიზაციას? მოგვწერეთ — ერთად შევაფასებთ, რომელი ფუნქციებია დაფარული, რომელი არა და რა სჭირდება თქვენს გარემოს.